Právě tento dotaz mi položil automatický dotazník práce, o kterou jsem se ucházela. A trochu mě zarazil. Co bych měla říct – 15 let od prvních školních seminárek? Nebo to počítat až od roku 2017, kdy jsem nastudovala obě oficiální MOS příručky, Word a Word Expert, pro verzi 2013? (Ano, i takhle se dá trávit mládí.)
Jak zhodnotit své zkušenost s prací v MS Word? Jak na tohle správně odpovědět? Měla jsem asi stejný pocit, jako kdyby se mě zeptali, jaká je moje úroveň chůze. Taky ji používám každý den, ale je otázka, jak bych si vedla třeba při sprintu nebo při chození po přehlídkovém mole, nemluvě o všech těch případech, kdy se zdálo, že jsem zakopla o čirý vzduch… Takže tvrdit, že je moje chůze na Expertní úrovni jenom proto, že se jí věnuji denně už třicet let… není úplně na místě. A možná že i vy si teď říkáte, jak na tom s tím Wordem vlastně jste.
Abychom mohli být všichni v klidu a netrpěli Impostor syndromem, připravila jsem takové malé cvičení.
Jde o seznam úkolů, které pokud neumíte splnit pomocí Word funkcí, tak byste raději asi neměli tvrdit, že jste jeho expertní uživatelé. Nejde tu ale rozhodně o prerekvizitu pro Experta, spíš o praktické úkony, na kterých se pozná, jestli s tím programem umíte i něco dalšího, než do něj naklapat zprávu, tedy jestli dokážete využít jeho funkce tak, abyste si výrazně usnadnili práci. (Protože o tom koneckonců všechny skills jsou.)
Připraveni hrát? Tak jedem.
10 úkolů pro Word
- Vytvořte pěkný barevný diplom Ocenění největšího pracanta měsíce vaší rodiny/firmy, na jméno vítěze použijte styl Nadpis 1, upravte font, barvu a velikost písma stylu Nadpis 1 a šablonu uložte na Plochu. Bude stačit něco takového:
- Vytvořte Obsah dokumentu = automatickou osnovu, alespoň o 2 úrovních. Pokud se vám nechce nic vymýšlet, můžete zkopírovat tento článek do Wordu a pracovat dál s ním (a přitom popřemýšlejte, jestli víte, co dělá sekvence klávesových zkratek CTRL+V, CTRL, T).
- A když jsme u toho… Pomocí klávesové zkratky zarovnejte úroveň tohoto bodu k ostatním.
- Pomocí klávesové zkratky přesuňte tento bod přímo na novou stránku.
- Změňte pomocí funkce všechny výskyty slova Word na kurzívu.
- Do záhlaví dokumentu napište „Umím!“ a přidejte ikonu palce nahoru. Pak do „Umím!“ vložte odkaz na tento článek.
- Vytvořte jednoduchý diagram, viz obrázek.
- Do tohoto bodu pomocí funkce Wordu vložte aktuální datum tak, aby se automaticky aktualizovalo.
- Zaheslujte tento bod tak, aby ho nikdo jiný nemohl přepsat, umožněte ale změnu formátování. A když už budete u toho, zabezpečte celý soubor, aby po otevření vždy vyžadoval heslo.
- Speciál pro studenty a výzkumné pracovníky: Vytvořte 2 citační zdroje, použijte je kdekoliv v textu v poznámce pod čarou a vytvořte na poslední stránce dokumentu automatickou bibliografii. A pokud tohle neumíte a máte před sebou nějakou odbornou práci, rozhodně věnujte 10 minut vašeho času následujícímu, nebo jakémukoliv podobnému videu a naučte se Zdroje ve Wordu používat! Ušetří vám to při práci nezměrné množství času, útrpné energie a formálních chyb.
- Pošlete pomocí funkcí Wordu 3 svým přátelům email s odkazem na tento článek a vyzvěte je, ať si také vyzkoušejí své schopnosti. O:) Email by měl mít stejné znění, ale automaticky se měnící oslovení, a samozřejmě každý adresát má dostat email jednotlivě, ne s někým dalším v kopii. Udělejte to stejným způsobem, jako kdybyste jich měli poslat 50 (takže ne manuálně).
- PS: Email samozřejmě doopravdy posílat nemusíte, stačí, když to budete umět.
Jak vám to šlo?
Tak co, podařilo se? Věděli jste ihned, jak na to, nebo jste museli pečlivě zkoumat jednotlivé karty nabídky a googlit? Pokud se nezadařilo, ale máte pocit, že by stačilo malé osvěžení paměti a už byste věděli, přečtěte si níže zkratkovitý návod. A také si napište do kalendáře upomínku, abyste si to za měsíc ještě zopakovali. Pro jistotu.
Pokud jste měli větší potíže, ale máte chuť se naučit něco praktického, doporučuji některá z mnoha videí nebo i online kurzů. Použijte klíčová slova a určitě najdete spoustu vhodného materiálu.
Doufám, že jste se příjemně pobavili, a i něco nového naučili, já tedy určitě, a jelikož mám před sebou ještě opakování PowerPointu a Excelu, můžete se asi těšit na další články s úkoly v podobném stylu.
Řešení úkolů
- Soubor – Nový – Hledání šablony na internetu – napíšu Ocenění – vyberu si šablonu, která mě zaujme, a modifikuji ji. Styl Nadpis 1 naleznu v Domů – sekce Styly. Modifikuji: kliknu pravým tlačítkem – Změnit – nastavím preference a potvrdím. Uložím šablonu: Uložit jako – rozbalím nabídku typu souborů – Šablona Word – pojmenuji, vyberu umístnění a potvrdím.
- Automatická osnova se tvoří z formátovaných nadpisů/název kapitol. Ty zformátujeme přes Domů – sekce Styly. Ve Wordu je velké množství úrovní předem nastaveno – v osnově začínáme s Nadpis 1 (= první úrovně), pokračujeme s další kapitolou buďto úrovně Nadpis 1, nebo Nadpis 2 (= druhé úrovně), podle toho, co struktura dokumentu vyžaduje. Poté, co máme naformátováno, umístíme kurzor na správné místo a vytvoříme Obsah. Reference – Obsah – Vyberu si formát, který se mi líbí a potvrdím.
- Sekvence kláves CTRL+V, CTRL, T převede kopírovaný text na prostý text (normální styl, bez obrázků, odkazů, etc.)
- Úroveň odrážek se zvyšuje pomocí klávesy TAB a snižuje klávesovou zkratkou Shift+Tab.
- Ctrl+Enter, neboli klávesová zkratka, díky které se životnost vaší Enter klávesy minimálně zdvojnásobí.
- Ctrl+H: do řádku Najít napíšu Word, do řádku Nahradit čím napíšu Word. Kliknu na Více – dole Formát – Písmo – vyberu kurzívu a potvrdím. Kliknu Nahradit vše. Zjistím, že mi to neupravilo skloňované tvary. Vrátím zpět. Ctrl+H: do řádku Najít napíšu <Word*> – řádek Nahradit čím nechám prázdný (ale upravím Formát na kurzívu, viz výše) – zaškrtnu Používat zástupné znaky. Vyzkouším se proklikat přes Najít další a zjistím, že to funguje. Nahradit vše.
- Dvojité kliknutí do záhlaví dokumentu otevře editaci Záhlaví. Napíšu „Umím!“ Ikonu vložíme: karta Vložení – sekce Ilustrace – Ikony – do vyhledávání napíšu Palec – vyberu a potvrdím. Odkaz vložím: označím text „Umím!“ – karta Vložení – sekce Odkazy – Odkaz – do řádku Adresa zkopíruji link a potvrdím.
- Karta Vložení – sekce Ilustrace – SmartArt – vyberu si z nabídky, potvrdím a upravím podle libosti.
- Karta Vložení – sekce Text – Rychlé části – Pole – Kategorie Datum a čas – Datum / Dnešní datum. Vyberu preferovaný formát a potvrdím.
- Karta Revize – sekce Zámek – Omezit úpravy – 1. nezaškrtnout Omezení formátování – 2. Vybrat Žádné změny (jen prp čtení) – Použít zámek. Soubor – Uložit jako – Další možnosti – Nástroje – Obecné možnosti – nastavit heslo a potvrdit.
- Viz video.
- Karta Korespondence – sekce Spustit hromadnou korespondenci – tlačítko Spustit hromadnou korespondenci – Podrobný průvodce hromadnou korespondencí. Abychom mohli korespondenci používat, musíme mít k dispozici buďto již dříve vytvořený seznam příjemců, nebo seznam vytvořit importem (např. z Excelové tabulky) nebo z Outlooku. Ve 4. kroku nás průvodce vyzve, abychom vytvořili text emailu a nabídne nám automatická pole Řádek s pozdravem, atd. U pozdravu je samozřejmě problém české skloňování, ale v angličtině funguje velice dobře. Toto pole umístíme na začátek emailu, následně napíšeme naši zprávu, přidáme podpis a pokračujeme s průvodcem do zdárného konce.